パンデミック（世界的大流行）をきっかけに職場構造を見直したり、リモートでの柔軟性やデジタル指紋の強さに疑問を感じたりしているのであれば、インターンはまさに必要な人材かもしれない。学ぶ意欲と新しい世代の新鮮な展望を持つインターンは、どんな組織にも付加価値を与えることができる。唯一の問題は、インターンシップ・プログラムの始め方を知っているかどうかということだ。
もしそうでないなら、私たちは洞察力を提供することができる。この記事では、以下を含むすべての詳細を概説する：
- インターンシップ・プログラムの短期的・長期的メリット
- インターンを受け入れる雇用主の要件
- 外国人インターンの採用方法
- インターンシップ・プログラムにおけるスポンサーの役割
- インターン受け入れのヒント
その前に：なぜインターンシップ・プログラムを始めるのか？
なぜインターンシップ・プログラムを始めるのか？
まったく新しいインターンシップを立ち上げるのは、並大抵のことではありません。つまり、御社の「なぜ」を前面に押し出すことで、チーム全体が納得し、プログラムの実現に向けて努力する必要があるのです。
その「理由」には、企業特有のメリットを含めるべきです。しかし、すべてのインターンシップ・プログラムが生み出すことができる、より一般的なメリットもたくさんあります。以下にその概要を説明します。
インターンシップ・プログラムの短期的メリット
インターンシップ・プログラムには、短期的なメリットが数多くある。以下のようなものがある：
- 委任する機会の増加
- 指導・教育能力
- 会社の手順やプロセスに対する新たな視点
インターンシップ・プログラムの進め方：委任
インターンは、新しいことを学び、責任を負うことを望んでプログラムを開始します。したがって、もしあなたの部署にインターンがいれば、彼らに仕事を任せるチャンスは十分にあります。
これは、インターンがデータベースに記入したり、リードに電話をかけたりしている間、インターンを逆シャドウイングするようなものだ。また、訓練されたインターンに部門のコミュニケーションを担当してもらうこともできる。
要するに、インターンは一日中座ってチームを見ているよりも、実際にやってみて学びたいということだ。優先順位の低い仕事でも、インターンなら喜んで引き受けるだろう。
インターンシップ・プログラムの進め方メンター
インターンシップ・プログラムは、毎日をより身軽にするだけでなく、メンターシップの機会も提供する。メンタリングはそれ自体やりがいのあることだが、社員には次のような機会も与えてくれる：
- 運動と指導力の向上
- コミュニケーション能力を磨く
- 教えることを通して学ぶ
- グローバルネットワークの構築
会社のインターンシップ・プログラムを通じて、チームメンバーの一人がこうしたスキルを伸ばす機会を得ることで、組織全体がその恩恵を享受することができる。
インターンシップ・プログラムの運営方法聞く
インターンシップ・プログラムでは、教えるだけでなく、学ぶこともある。
Z世代のインターン生はオンラインで育ち、彼らのデジタル・コンピテンシーは大流行を通して成長する一方だ。たとえあなたのチームが技術に精通していたとしても、インターンはプロセスの迅速化、自動化、その他の改善が可能な場所に気づく可能性が高い。
インターンのアドバイスに耳を傾けることで、インターン中の生産性を高めることができます。さらに、インターンのアイデアを長期的に採用すれば、インターンの洞察力はプログラム終了後もワークフローを改善することができます。
インターンシップ・プログラムの長期的メリット
インターンシップには長期的なメリットもたくさんあります。特に、国際的な採用パイプラインを構築することで、将来にわたってグローバルな人材を確保することができます。インターン・プールから採用することで、既存のチームと調和する新しいスタッフを採用することができます。
グローバルな人材獲得ファネルは、今後何年にもわたって企業に利益をもたらす。
インターン・プログラムの立ち上げには、労力とリスク、そして将来を見据える目が必要だが、その一方で、企業は採用に対して積極的なアプローチを 取る必要がある。
採用間隔が空くことで、現在のチームメンバーが遅れを取り戻そうと奔走することはよくあることです。このような雇用格差は、数日ならまだしも、長期的には解消できない。
実績のあるインターン・プールから応募者を引き抜くのは、素晴らしい選択肢であり、一般的なやり方だ。
全米大学・雇用主協会（NACE）は、2015年の調査で世論調査を行った雇用主の大半が、インターンシップ・プログラムを通じて初級レベルの正規雇用者を見つけると回答したと報告している。
インターンを採用し、6～12ヶ月間一緒に働けば、あなたのチームは、彼らがフルタイムであなたの会社の体制に合うかどうかを十分に見極めることができる。これはリスクの少ないプロセスです：
- インターンはフルタイム雇用よりもコストが低い
- インターンは、プログラムへの参加がフルタイムの雇用を保証するものではないことを理解する。
- インターンは雇用の空白を埋めるためのものではないし、高度な仕事を引き受けるわけでもない。もしインターンが合わない場合、チームは彼らの仕事量を引き受けるために奔走する必要はない。
外国人採用の場合、海外から人を迎えるには追加の事務手続きが必要なため、インターンシップで水面下を試すことはさらに有益である。
最後に、インターンを雇うことの周辺的なメリットだが、それに劣らず重要なのが、採用プロセスの改善だ。
インターンシップ・プログラムの始め方を学ぶにつれ、採用の手順もしっかりとしたものになります。インターン生から正社員を採用する予定があろうとなかろうと、応募者の選考、面接、入社までのプロセスを完璧にしておくことは、次に欠員が出たときにあなたの会社に役立つはずです。
国際インターンシップ・プログラムを実施するための条件
優れたインターンシップ・プログラムには、いくつかのベンチマークを満たす必要がある。そのベンチマークのひとつが、適格で信頼できる雇用主です。そのため、Global Internships では、インターンの雇用を開始する前に、受入企業がいくつかの妥当な要件を満たすようお願いしています。
J-1ビザのスポンサーとは？
これらの企業の要件の多くは、スポンサーと受入企業との関係を扱っています。スポンサー（当社のような）は、米国でビザを取得しようとする個人を支援する米国国務省指定の団体です。
スポンサーは、申請者を審査し、プログラムを紹介し、ビザ取得の過程で重要な書類を提供し、ビザ保持者の米国滞在中に緊急支援を提供する。
Intrax Global Internships では、交流訪問者(J-1)ビザを目指す個人を専門に扱っています。J-1ビザは、外国人が米国で様々なプログラム（インターンシップを含む）を修了することを認めるもので、期間は様々ですが、通常18ヶ月以内です。J-1ビザは移民手続き上のステップではなく、むしろ文化交流とグローバルな専門能力開発の機会です。
J-1ビザスポンサーとのコミュニケーション
ホストファミリーを目指す企業にとって、スポンサーは貴重な情報源となります：
- プログラムの合法性の確保
- 採用したインターンが十分な経験を持ち、適切な語学力を持ち、プログラムに備えていることを確認する。
- 米国滞在中にビザの問題が発生した場合、インターンをサポートする。
インターンシップ・プログラムを通じて、スポンサーと受入組織の関係は相互に有益なものとなる。スポンサーは法的な手続きを行う。ホスト企業は質の高いインターンシップを提供します。すべてを円滑に進めるために、私たちが協力する受入企業には次のことを求めています：
- 承認されたインターンシッププランの変更について、当協会と連絡を取ること。
- 実習生に緊急事態が発生した場合は、直ちにご連絡ください。
- ホスト企業の規則（以下に記載）に従うこと
質の高いインターンシップ・プログラムの提供
グローバルインターンシップでは、ビザ取得希望者を最高の経験と結びつけることをお約束します。そのため、ビザスポンサーとの定期的なコミュニケーションはもちろんのこと、受入企業には以下のことをお願いしています：
- インターンの監督
- インターンのメンター
- 訓練を受けた人材、設備、関連リソースをインターンが利用できるようにする。
- 関連法規の遵守
インターンシップは仕事であると同時に、学習体験でもある。そのため私たちは、受入企業に対し、インターンシップの経験をより豊かなものにするための体系的な活動を企画し、実施することを求めています。そのための方法はいくつかあります。インターン生が複数の部署をローテーションすることで、さまざまな業務やプロセスを学ぶ機会を設けることができます。また、座学やOJTを行うこともできる。最後に、同僚と一緒に関連する会議に参加するようインターンを招待することもできます。
インターンシップ・プログラムの制限
私たちは、インターンが多種多様なプログラムに参加できることを理解しています。ホスピタリティ企業の代表かもしれませんし、ハイテク・スタートアップの代表かもしれません。弊社では、分野に応じてインターン業務に柔軟性を持たせていますが、政府によって強制されている制限もありますので、ここでご紹介します。
まず、J-1ビザのインターンは、航空業界で働いたり、非正規労働に従事したり、国務省に悪影響を及ぼす可能性のある職種に就いたりすることはできません。
また、子どもや高齢者、患者の世話をすることも禁じられている。つまり、一般的に言えば、デイケア、老人ホーム、病院での仕事は問題外ということになる。
インターンシップは専門能力の開発とキャリアの成長に重点を置くものであるため、インターンシップ・プログラムに20％以上の事務作業を含めることはできません。基本的に、インターンは事務アシスタントとして機能することはできません。
そして最後に、ホスピタリティ＆ツーリズム・インターンシップを実施する場合、少なくとも3つのローテーションをプログラムに組み込まなければならない。これには特に決まりはないので、ニーズに合わせてローテーションを組むことができる。
例えば、インターンはプログラム期間中に3つの異なる部門を回ることができる。あるいは、1つの部署で3つの異なる機能フェーズを経験することもできる。
インターンシップ・プログラムの始め方
インターンシップ・プログラムを立ち上げる準備はできていますか？どのように始めればよいのでしょうか？J-1ビザのスポンサーとしてどのようにサポートできるかをご説明します。
基本的なタイムラインはこうだ：
- スポンサーとの提携
- グローバル採用
- 船内インターン
1: スポンサーとの提携
上記で説明したように、スポンサーはJ-1ビザ申請手続きにおいて必要不可欠な存在です。スポンサーは、交流訪問者が海外に渡航するための準備をし、ビザを取得するために必要なすべての書類手続きを案内し、プログラム中のチェックインを行います。国際インターンシップ・プログラムの成功に欠かせない存在であるため、スポンサーを賢く見つけ、選ぶことが重要です。
Intrax では、企業のスタートからゴールまでをサポートします。つまり
- ホスト企業に優秀な 人材を供給
- ビザのサポート（DS-2019の発行から面接アドバイスの共有まで）
- インターンを保険につなぐ
- 英語力の評価
- プログラム中のチェックインと緊急時のサポート
- インターンシップ期間中、政府のコンプライアンスを監視する
グローバル・インターンシップ・プログラムのスポンサーとして弊社をお選びいただく場合、弊社には何十年にもわたり海外に個人を派遣してきた実績がありますのでご安心ください。
私たちと働く理由インターンシップ・プログラム事例
私たちの企業顧客は、私たちのプロセスと私たちが派遣するインターンを日常的に賞賛しています。私たちは常に、受け入れ企業の組織、献身、エネルギーに感銘を受けています。
以下では、スポンサーとして私たちとパートナーシップを結ぶことがどのようなものかをご理解いただけるよう、私たちが協力している組織をいくつかご紹介します。
エクイラー素晴らしいインターンとつながる
エクイラーはエグゼクティブ・データの優れたプロバイダーです。実際、エクイラーは50万人以上のエグゼクティブと役員に関する情報を1,000社以上の上場・非上場企業のクライアントに提供しており、エグゼクティブ・データのプロバイダーとしてはNo.1です。
多様性はEquilarの重要な原則のひとつであり、国際インターンシップ・プログラムを運営することで、この価値を動員することができる。
人事部マネージャーのミーガン・ラムは、エクイラのインターン生（Intrax ）について、「皆、素晴らしい労働倫理と前向きな姿勢を持っており、あらゆる分野で当社のビジネスをサポートする意欲がある」と語った。
エクイラのインターンシップ・プログラムは、役員室における人種、民族、性別の多様性を推進するという同社の目標に直結しているだけでなく、同社を前進させる素晴らしい人材を提供している。
オムニアム優れたトレーニングリソースを受け取る
Omniumは、ウォータールー大学の卒業生によって設立された会社で、CPGビジネスのためのフルサービスのGo-to-Market戦略と販売最適化を専門としています。Omniumは、実際の職場環境でスキルを開発する準備ができている学生のために、質の高いインターンシップと指導プログラムの作成に全力を注いでいます。
Intrax Global Internships では、保険から社会保障に至るまで、オムニアム社のJ-1サポートを行っています。また、オムニウムのCEOであるジョン・ヴァレリオテは、「J-1グローバルインターンシップにおける重要な差別化要因」であると認めています。
私たちのトレーニング・プログラムによって、オムニウム・チームはインターンシップ・プログラムの管理方法を改善し、すべてのチームの価値を高めることができました。
ロビンフッド官僚主義を楽に乗り切る
Robinhoodはフィンテック企業で、グローバル・モビリティ・プログラムは来年100％成長すると予測されている。
私たちは、Robinhoodが必要とするビザのワンストップショップとして、インターンへのビザや法的な監督を行い、すべての交換訪問者が医療保険に加入していることを確認し、プログラムが成功したかどうかをチームとフォローアップしています。
とりわけ、ロビンフッドのチームは、ビザを取得して米国で働くという、すでに混乱しているビジネスを複雑にしないことを高く評価している。
ロビンフッドでグローバル・モビリティのプログラム・マネージャーを務めるエイミー・ジェニソン氏は、「Intrax は、バイヤーである "私たち "と学生との間で、素晴らしいコミュニケーションとカスタマーサービスを提供し、ナビゲートしやすいプロセスを提供してくれます。これは複雑なプロセスですが、多くの同業種がそうでない中、彼らは積極的です。"
2: グローバル採用
そのため、優秀な人材を紹介するために信頼できる世界中のパートナーとの強固なネットワークを持っています。このネットワークを活用して、企業のニーズに合った応募者を探します。
どのような分野でも、優秀な候補者をお探しします。私たちは以下のような企業様とお取引があります：
- 芸術; 文化
- ホスピタリティ; 観光
- 情報、メディア、コミュニケーション
- 経営、ビジネス、商業、金融
- 行政、法律
- STEM；工業的職業
あなたのチームが求めているものが何であれ、私たちはあなたのニーズに合った適切なスキルを持つインターンをご紹介します。
3: インターンの受け入れ
あなたのチームがインターンを採用したら、インターンと協力してインターンシップ・プランを作成します。これは、チームにとって有益であると同時に、ビザ申請プロセスの必須ステップでもあります。
インターンシップ・プレースメント・プランは、DS-7002と呼ばれる用紙に記載されています。このフォームでは、以下のような基本的な企業情報が求められます：
- 雇用者ID番号
- インターンの週労働時間（最低32時間）
- 労災保険に関する情報（該当する場合）
- 正社員数
- 年間収益
それが済んだら、インターンシップ・プランを作成する必要があります。これは長くなる必要はありませんが、以下の内容を含む必要があります：
- 企業におけるインターンの役割
- 配属部署
- 具体的な仕事内容
- 受入企業がインターンに参加させる文化活動
このフォームの記入に問題がある場合は、ご質問をお寄せください。
すべての交換訪問者に出発前の研修を提供していますが、インターンを受け入れるのは受入企業の仕事です。このプロセスを成功させるために
- インターンが到着する前にオンボーディングのアジェンダを送る
- 到着前にインターン用のアカウント（Eメールなど）を設定する。
- 質問を奨励する
- インターンを歓迎する態度で接する
質の高いインターンシップ体験を提供する
グローバル・インターンは、専門的な能力開発だけでなく、文化交流のためにも米国を訪れる。
つまり、成功するプログラムは、両方の経験をシームレスに統合しているのです。仕事上では、チームメンバーはインターンに新たな責任を負わせ、様々な部署の内情を学ぶ機会を与えるべきである。業務外では、適切な場合、チームメンバーはインターン生を文化的な外出に参加させるべきである。
今度、地元の美術館で何か催しがありますか？インターンは招待を受けるべきです。野球観戦やその他の文化的に豊かな体験のための社用チケットも同様です。
文化交流を重視することで、プログラムは成功し、インターンも満足します。プログラムに満足してインターンを送り出せば、将来の雇用の可能性が広がり、口コミで優秀な外国人採用者を見つけるチャンスも増えます。
インターンシップ・プログラムを成功させることで、グローバル企業の知名度向上から日々のプロセス改善まで、あらゆることをスタートさせることができます。
インターンシップ・プログラムの始め方について、詳しくはお問い合わせください。
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