2020年についてひとつ言えることがあるとすれば、それは私たち全員が柔軟性を発揮せざるを得なかったということだ。世界中の人々が生活の変化を余儀なくされた中で、多くの従業員や雇用主もリモートワークへの適応を余儀なくされた。実際、COVID-19の間に在宅勤務を経験した米国人労働者は、パンデミック前の20％に比べて70％にも上った。
この移行が既存の従業員にとって衝撃的であったとすれば、インターンにとっては地震であった。パンデミックのために完全にキャンセルされたインターンもあったが、代わりにリモート・インターンとなったインターンも多かった。
このようなユニークな形式のインターンシップには、独占的な課題だけでなく、一部の雇用主が予想していなかった利点もあります。どのような長所と短所があり、どのようにすればリモートインターンを最大限に活用できるのでしょうか？
リモート・インターンシップのメリット
課題はあるものの、リモート・インターンシップは、インターン生にとっても雇用主にとっても、強力な学習機会であり、成長機会であることに変わりはない。従来のインターンシップにはない利点もあります。
パンデミック対策
COVID-19が普及した2020年、残念ながら22％の企業がインターンシップを完全に中止した。しかし、残った企業の多くは、代わりにリモート・インターンシップを選択し、その成果を得ている。
現実問題として、今後COVID-19株の流行が起こるかどうか、あるいはいつ起こるかは誰にもわからない。今回が初めての流行ではないように、これが最後でもないだろう。自然災害のような他の問題も、将来在宅勤務が必要になる可能性がある。リモート・インターンシップを管理する方法を知っている企業は、予見できない未来に直面しても、インターンシップ・プログラムを継続することができる。
より広いリクルーティング・プール
リモートインターンはその性質上、あなたの地域に住んでいる必要はなく、一時的に転居する必要もありません。1ブロック先に住んでいるインターンと同じように、世界中の人材に簡単にアクセスできるのです。そのため、あなたのチームにぴったりの人材や文化に合った人材を簡単に見つけることができる。
自立心の育成
特に技術者の世界では、プロフェッショナルは常に見たこともない問題の解決策を探している。そのため、技術分野で最も重要なスキルのひとつは、自分で問題を解決するためのリソースの使い方を学ぶことだ。
リモートインターンは、疑問が浮かぶたびに隣の部屋のメンターを頼ることが少ないため、このスキルを身につけやすい。その代わり、自分で答えが見つかるかどうか時間をかけて確認するようになり、自主的な行動力だけでなく自信も養われる。
プロフェッショナルなリモートワーク
パンデミックによってリモートワークを余儀なくされたため、世界中のビジネスリーダーはついに、これまでにない形でリモートワークに触れるようになった。多くの企業にとって、この移行と結果は予想以上にスムーズで、今後もリモートワークの機会を増やす予定だ。
御社がリモートワークの将来性を見据えているのであれば、リモートインターンシップは新しい人材を試すのに最適な方法です。インターン生がリモート環境でどのように機能するかを見る機会があるため、彼らが長期的にその職場環境に適しているかどうかを簡単に知ることができます。
遠隔地インターンシップがもたらす主な課題
遠隔地でのインターンシップは、雇用主にとってもインターンにとっても有益である一方、否定できない課題もある。
労働力管理
これまで一部の経営者やリーダーがリモートワークを躊躇してきた理由のひとつに、労働力管理に対する懸念があった。従業員と顔を合わせることができなければ、モチベーションを維持し、従事させ続けることは難しいだろうと懸念していたのだ。
最も勤勉で集中力のあるインターンであっても、メンターや同僚から孤立していると、ある種のエンゲージメントの欠如はよくあることだ。そのため、マネージャーはチームとのコミュニケーション方法を調整する必要に迫られている。インターンには、正社員の同僚と同じようなワークフローがまだ確立されていないため、これはインターンに特に当てはまります。
事業継続
一貫した企業文化は、職場にとって極めて重要な要素です。従業員（およびインターン生）が事業に投資していると感じ、互いに協力的な絆を感じる必要があります。ウォータークーラーがなければ、それを達成するのは難しい。
特にインターンは、まだ企業文化に馴染みがないため、その効果を感じる必要がある。また、彼らの仕事に満足しているのであれば、正社員になることに魅力を感じてもらいたいもので、チームや会社との絆を感じていれば、その可能性は高くなる。
人材獲得
採用や人材獲得プロセスは通常、かなり個人的なものだ。インターン生と電話で話した後、直接面接を1、2回行い、さらにチームとの相性を測るためにインターン生に会ってもらうかもしれない。もちろん、全プロセスをリモートで行う必要がある場合、これはそれほど自然なことではありません。
特に技術系インターンシップでは、ほとんどの雇用主がスキルテストを面接に取り入れている。ビデオ通話でこれを行う適切な方法を見つけるのは難しいかもしれない。
キャンパス・リクルーティング
パンデミック（世界的大流行）以前は、多くの雇用主が大学のキャンパスを訪れ、学生を知り、クラスで話をし、面接を行うことでインターンシップを募集していた。インターンシップ・フェアも、人材を募集する人気の方法だった。このような交流はすべて、雇用主がインターンシップについて学生を興奮させる機会となった。
インターンをリモートで雇用していると、このようなキャンパスリクルートの機会を逃してしまいます。デジタル・インターンシップは選択肢の一つかもしれませんが、インタラクティブな要素が欠けているかもしれません。
リモート・インターンシップ・プログラムを最大限に活用するためのヒント
課題はあるものの、適切な戦略と調整を行えば、リモートインターンシップは非常に生産的で有益なものになります。まずは以下のヒントを参考にしてください。
実績あるリモート採用戦略の確立
まず第一に、これまでの採用戦略を、リモート採用や面接の形式に合わせて変更する必要があります。例えば、インターンに企業文化を体験してもらうためのビデオを制作するのも良いでしょう。また、リモートインターン採用のためにデザインされたツールやパートナーを活用するのも良いでしょう。
面接の質問やスキルテストも洗練させましょう。例えば、ソフトウェア開発インターンの場合は、特にリモートワークへの対応力をチェックするための面接質問をしてみましょう。
多用途コミュニケーションツールへの投資
チームのために適切なコミュニケーションツールを用意することは、生産性の高いリモートワークを促進するために最も重要な方法のひとつです。チームメンバーがお互いに連絡を取り合い、質問や雑談を素早く簡単にできるようにしたいものです。特に、インターン生は質問が多いものです。
チームが使用するコミュニケーションツールを統一する。例えば、社員が一日中バックグラウンドで開いておくデジタル・チャット・プラットフォームや、すぐに通話できるビデオ・プラットフォームなどだ。重要なのは継続性である。全員が同じツールを使うことで、誰とでも連絡が取れる場所を確保するのだ。
常任チェックイン・ミーティングのスケジュール
マネージャーとインターン生は、物理的に近くにいないため、リモートワークの場合、断絶を感じやすい。そのギャップを埋めるために、インターンとの交流の間に時間が空きすぎないように気をつけましょう。
各インターンとメンターまたはマネージャーとの間で、週に1～2回、常設のミーティングを設けるようにしましょう。予定外の時間を割くことなく、問題や疑問について話し合ったり、進捗状況を確認したりすることができます。
回転モデルを考える
伝統的なインターンシップでは、毎日他のチームの近くのオフィスで働くことで、インターンは他のチームの感覚をつかむことができます。リモート・インターンでは、インターン生を様々なチームに触れさせるために、より一層の努力が必要かもしれません。
インターンに対するニーズにもよりますが、ローテーション・モデルの使用を検討しましょう。インターンは、あるチームで数週間過ごした後、別のチームで数週間過ごすといった具合です。
これは、インターンの学習経験を高めるだけでなく、インターンの主な役割に影響を与える可能性の高い、あなたの会社の他の側面について学ぶのに役立ちます。また、インターン終了後に正社員として採用する場合にも、会社全体をより深く理解することができます。
適切なメンターを選ぶ
リモート・インターンや対面式インターンでは、各インターンに「メンター」と呼ばれる、日常的にインターンと接する主な担当者をつける必要があります。メンターとは、一般的にインターンを指導し、仕事のやり方を教える人のことです。
メンターは常に、前向きで人柄が良く、自分の仕事に長けている人を選ぶことが大切です。しかし、リモートインターンシップの場合は、メンターがリモートでの指導に長けていることも確認したい。これは全く異なるスキルセットであり、磨きをかける必要があります。メンターがリモートで指導できるかどうかが、インターンの経験やパフォーマンスを左右するかもしれません。
文書作成に時間をかける
インターンの仕事には、個人的な交流や実地指導を通じてしか学べない側面がある。しかし、仕事には、考え続けたり、覚え続けたりする必要のない、より平凡な部分もたくさんある。これには、会社のプロトコルや手順、日常業務のリストなどが含まれる。
このような詳細については、事前に文書化することに時間を投資した方が、将来の自分から感謝されるでしょう。例えば、基本的なチェックリストを記載したインターンシップ・ハンドブックを作成しましょう。これにより、インターン生が不必要な詳細を思い出したり、尋ねたりする必要がなくなるだけでなく、このガイドを再利用することで、将来のインターンシップをよりスムーズに行うことができます。
進歩の測定値を高める
社員やインターンにとって、上司の言葉や非言語的な合図を見るだけで、自分のパフォーマンスを日常的に判断できるようになるのは驚くべきことだ。最新のプロジェクトに目を通している人の表情を見るだけでも、多くのことを学ぶことができる。
インターン生は、リモートワークで常に評価される機会を失い、自分のパフォーマンスに安心感を持てなくなります。これを補うために、通常インターンシップで行う進捗評価の回数を増やしましょう。
インターンの進歩を定量的・定性的に評価しましょう。15日後、30日後、45日後...といった具合に、習得すべきスキルや完了すべきタスクのベンチマークとなるチェックリストがあるかもしれません。そのうえで、メンターやマネジャーにインターンの質的進歩について議論させる。
従業員エンゲージメントの時間を作る
従業員同士の関係を良好に保つことは、生産的で成功した職場を維持する上で、多くのリーダーが思っている以上に重要なことです。従業員は同僚を知り、仲良くすることで、より良い協力者となります。他の従業員との絆があれば、従業員もより会社に投資する傾向があります。
これは、インターンにも、すでに働いている社員にも当てはまります。同僚との絆を深めるために、インターン専用の時間を設けましょう。遠隔地での「ウォータークーラーチャット」、遠隔地でのチームランチ、遠隔地でのゲーム付きのハッピーアワーなどを設定しましょう。これは簡単で些細なことのように思えますが、インターン生が同僚に気軽に質問できるようになり、企業文化にも貢献します。
リモート・インターンシップ・プログラムを最大限に活用する
2020年は私たちを混乱に陥れたかもしれないが、明るい兆しがあるとすれば、リモートワークやリモートインターンシップの機会が増えたことだろう。上記の戦略を活用すれば、すべてのリモートインターンシップを生産的で前向きな体験にすることができ、関係者全員に利益をもたらすことができます。
Intrax Global Internships プログラムについては、こちらをご覧ください。
