COVID-19の大流行と、そこから生まれたリモートワークの普及は、世界中の人々にとって大きな調整となった。私たちは皆、職を失った多くの人々の中に含まれなかったことを幸運に思っているが、だからといって、このような異なる勤務形態への移行が容易であったわけではない。
新入社員やインターンにとって、この切り替えは特に難しい。どんなビジネスでも、メンターやリーダーと同じ部屋にいなければ、ノウハウを学ぶことは誰にとっても難しくなる。
インターンを生産的なチームの一員にするためには、いくつかの新しい戦略と事前の計画が必要です。スクリーン越しにしか会えないインターンであっても、誰にとっても有益なインターンシップ・プログラムにするために、これらのヒントを活用してください。
1.より多くの人を巻き込む
インターンのことを黙っていたり、既存の従業員でごまかしたりしてはいけません。インターン生に会社の一員であることを実感してもらうには、他の社員にも参加してもらう必要があります。
次期インターンについて皆を興奮させましょう。彼らの資質や業績を褒めながら、彼らがもたらす新鮮な視点について話し、楽しい発表にしましょう。
また、インターン生に自己紹介や興味のあることについて短いメッセージを書いてもらい、それをお知らせメールに記載することもできます。こうすることで、インターン生が他のチームメンバーと同じように感じられるようになります。
2.日常を楽しむ時間を作る
急に在宅勤務に切り替えたことで、従業員からよく不満の声が聞かれるようになった。水飲み場でのちょっとしたおしゃべりや、同僚との短い交流が恋しくなることが多いのだ。これでは、誰もが孤立感を感じ、チームから切り離されてしまう。そもそも同僚との絆を深める機会がなかった新入社員にとってはなおさらだ。
社員やインターンのスケジュールの中に、おしゃべりの時間を設けましょう。例えば、バーチャルなウォータークーラー・ミーティングを設定し、社員が仕事以外のことを気軽に話す時間を設ける。社員がお互いを知り、インターン生がチームとのつながりを感じるチャンスです。
ただし、これは従業員の勤務時間の一部であることを確認してください。プライベートの時間を放棄するよう求めると、彼らはただ時間をやり過ごし、自由な時間に戻りたいだけなので、対話が少なくなる可能性が高いです。このようなチャットは、職場文化とチームのコラボレーションへの投資であり、業務時間にふさわしいものです。
3.バディ・システムを使う
新人インターンをサポートするチーム全体が整っているのは素晴らしいことですが、助けを待っている人が多すぎると圧倒されてしまいます。その代わりに、各インターンに "新入社員バディ "を割り当てましょう。
この「バディ」は、インターン生が会社を知るための指南役となるべきである。フォーマル、インフォーマルを問わず、一般的なプロトコルをすべて教えてくれる。また、インターン生が会社の裏表を知る手助けをし、良い友人になりそうな人を紹介することもできる。
選ぶバディは、あなたの会社の文化を本当に体現している人であることを確認してください。多くの点で、この人物はインターンが新しい職場環境をどのように感じるかを導くことになるため、その影響力をポジティブなものにしたいものです。インターンとのつながりを保つために、毎週1回など、定期的にミーティングを開いてもらいましょう。
4.様々なチームとの時間設定
インターン生はそれぞれ特定のチームと仕事をすることになりますが、どの企業でも最高のパフォーマンスを発揮するためには健全なコラボレーションが必要です。インターン生が他のチームを知り、協力関係を築けるよう、様々なチームとのミーティングを設定しましょう。
具体的には、インターン生に自分の職務に関連するチームを紹介しましょう。例えば、UX開発インターンは、バックエンド開発者や開発オペレーションなどと知り合いになるべきだ。必ずしも会計士やカスタマーサービスチームと会う必要はない。
このようなミーティングは、カジュアルでややくだけたものにしましょう。詳細な仕事の打ち合わせというよりは、「あなたを知る」ためのセッションであるべきだ。
5.インタラクティブなオンボーディング教材を選ぶ
インターンや新入社員を社内でオンボーディングする場合、彼らが企業文化の中にいるという単純な事実が、彼らの関心を持続させるのに役立ちます。そのような環境では、マニュアルのようなドライで受動的なオンボーディング資料で済ませられるかもしれません。
しかし、リモート環境では、インターン生があなたの会社に興味を持ち、あなたの会社をより深く知ることができるよう、さらに一歩踏み込む必要があります。そのためには、オンボーディング・プロセスをより実践的で、インタラクティブで、魅力的なものにする必要があります。
例えば、インターンのチームメンバーや新入社員のバディと一緒に実地指導を行うなど、オンボーディング・プロセスをより充実させましょう。文書によるマニュアルではなく、能動的な演習を伴うビデオを使用する。
6.他の新人との絆を作る
どんなに従業員が歓迎してくれても、新しいインターンに参加するのは常にストレスがかかり、困難なものです。インターン生が同じ立場の人たちとつながりがあれば、助けになるでしょう。
インターンや新入社員のためのERG（Employee Resource Group）を設立することで、彼らにそのような贈り物をすることができます。そうすることで、インターン生は、自分一人ではなく、他の人たちと一緒に経験をすることで、よりつながりを感じることができる。
インターンや新入社員がそれぞれの課題について話し合い、お互いを知り、アドバイスを共有できるよう、月に1～2回程度、定期的に会合を開くグループを立ち上げる。
7.フィードバックを求める
あなたが耳を傾ける努力をすれば、彼らから学べることはたくさんある。
インターンシップ期間中、様々なタイミングでフィードバックを求める。インターンシップ・プログラム全般と、リモートのオンボーディング・プロセスについてフィードバックをもらいましょう。
インターン生は経験豊富なプロフェッショナルではありませんが、会社全体の運営を改善するための貴重なアドバイスをしてくれるかもしれません。新鮮な目で見てみると、驚くような発見があるものです。
しかし、これが生産的であるためには、インターン生があなたに正直に話すことに安心感と安全感を感じる必要があることに注意してください。なぜなら、もしそうでなければ、もし良い結果が出なかったとしても、あなたの機嫌を損ねたくないからです。
初日からこのメッセージを発信する必要がある。正直さと継続的な建設的批判は、企業文化の中核をなすものであるべきだ。
8.長い学習曲線を期待する
どのインターンにも、ある程度の学習曲線がある。当然のことながら、リモートでノウハウを学ぶ場合、その曲線は長くなる傾向がある。
インターン生は、肩を並べて教えてくれる人がいない場合、質問が少なかったり、指導者の指導を理解しにくかったりすることがある。それに応じてあなたの期待も調整し、辛抱強く見守ってあげましょう。
とはいえ、期待や基準を完全に捨てるわけではない。ある一定の期間ごとにチェックリストを用意することは有効だ。例えば、インターンがプログラム開始から30日目に身につけるべきスキルのリスト、60日目に身につけるべきスキルのリスト、といった具合です。これらが、リモートでのオンボーディングのスケジュールに適していることを確認してください。
また、これらのチェックリストは、インターンの進歩をモニターし、必要に応じて調整するために使用されるべきであることを覚えておくことが重要です。インターンを見放したり、学習能力が低いと判断したりするために使うべきではありません。
9.一対一のマネージャーの時間を増やす
各従業員と上司が1対1でミーティングを行うことは、どの企業でも日常的に行われているはずだ。特に、チームがリモートで仕事をしている場合、社員は上司と定期的に頻繁に顔を合わせることがないため、このミーティングは非常に重要だ。
リモートインターンの場合は、その重要性をさらに高めます。彼らはあなたの会社や社会人としての一般的な経験が浅いため、より多くのガイダンスが必要です。そのため、マネージャーのスケジュールを調整し、インターンとの1対1のミーティングをより頻繁に、あるいはより長く行うのが良いでしょう。
ひとつは、インターン生が何でも質問できる機会が増えることだ。第二に、インターン生が上司とより打ち解けることができる。インターン生は、あなたの会社により投資していると感じ、質問するのが早くなり、より自信を持つようになり、パフォーマンスを上げることができる。
10.小さな勝利を祝う
肯定的な強化は、すべての従業員にとって長い道のりを歩むものだが、遠隔地のインターンに対しては、それを10倍にすることができる。
第一に、インターン生は非常に不慣れな領域に足を踏み入れるため、仕事の多くの側面について確信が持てない傾向がある。彼らは、あなたが教えてあげない限り、自分が良いパフォーマンスをしていることに気づかないし、あなたが教えてあげれば、彼らは良い仕事を続けるだろう。
第二に、会社とインターンとの間に絆を築きたい。なぜなら、社員は仕事により投資することで、より良いパフォーマンスを発揮するからだ。積極的な補強は、インターンに感謝されていると感じさせ、より前向きな職場風土を築きます。
インターンの成功を会社の他の社員にも知らせるようにしましょう。メールマガジンでインターンの成果やマイルストーンを褒めましょう。ベテラン社員にも同じことをするのを忘れないでください。
11.直接協力プロジェクトを検討する
たいていの人は、誰かがやっているのを見るよりも、自分でやってみる方がよく学ぶ。同時に、自分が正しく仕事をしているかどうかを知るためには、そのプロセスを通じて指導を受ける必要がある。
主体的な仕事と指導のバランスをとるために、他のチームメンバーと直接仕事をするプロジェクトを設定する。例えば、インターンにプロジェクトを与え、その作業中はシニア・リーダーとビデオ通話をさせる。
こうすることで、インターンは簡単かつ迅速に質問し、即座に指導を受けることができる。また、シニア・チーム・メンバーは、インターンの思考プロセスを理解することで、どうすればインターンがよりよく学べるかを知ることができ、ミスをその都度修正することができる。
12.古い伝統は捨てずに修正する
私たちが皆オフィスで働いていた時代、多くの会社には従業員のコミュニティ意識を高めるための伝統や習慣的な方法があった。毎週1回チームでランチを楽しんだり、四半期ごとに表彰式を開いたり。このようなイベントは、インターン生にチームの一員であることを実感させることができます。
今、私たちはもっと離れた世界にいるのだから、そうした伝統を止めないでほしい。ただ、別の方法で修正すればいいのだ。例えば、バーチャルな授賞式を行うこともできるし、チームメンバーがランチを食べながらビデオ通話でおしゃべりする時間を決めて、チームランチを行うこともできる。
これは、遠隔地にインターンがいる場合は特に重要です。すでにインターン生は水を得た魚のように感じているのですから、もし同僚が、インターン生は参加できていないけれど、以前はやっていた楽しいグループ活動の話ばかりしていたら、どれだけ孤独になるか想像してみてください。簡単な修正で、オフィス内のカルチャーとリモートワークのカルチャーをより良く継続させることができます。
リモートインターンのスムーズな受け入れ
突然バーチャルになったこの新しい世界は、誰にとっても厄介なものです。しかし、ちょっとした計画と戦略を練ることで、チームの他のメンバーがリモートであろうとオフィスであろうと、リモートインターンの経験をより生産的なものにすることができます。
上記のヒントも役立ちますが、適切なインターンを見つけることも重要です。当社の海外インターンシップ・プログラムの詳細と、世界トップクラスの人材との出会いを支援する方法については、こちらをご覧ください。
